心を込めてコミュニケーションする—事務室の電話応対のテクニック

＜p＞自分の考えを調整して、できるだけ早く自分の力を集中して、今やっていることを一旦置いて、電話による情報やビジネスを明確に処理できるようにします。

以下の何時は事務室の電話応対の技術です。参考にしてください。

＜p＞＜strong＞1、随時＜strong＞＜p＞を記録します。

＜p＞紙と鉛筆を手元に置いて、いつでも聞いた情報をメモしておきます。

もし準備ができていないなら、相手に繰り返しをお願いしなければならないと、相手が上の空になり、話を聞いていないと感じてしまいます。

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＜p＞＜strong＞2、名乗り＜strong＞＜p＞

＜p＞電話を取ると自分のフルネームをはっきり言うべきで、自分の所属先の名前を言う必要がある場合があります。

同じように、相手が名前を言うと、相手の名前をどんどん呼んでいいです。

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＜p＞＜strong＞3、本題に入る＜strong＞＜p＞

＜p＞電話に出るときは、「ふふははは」と時間を延ばすのではなく、すぐに対応します。

いい前置きかもしれません。「何をしてほしいですか？」相手が時間を遅らせるつもりだと感じたら、「あいにくです。会議に参加していますので、5分後に会場に行かなければなりません。」

このように言うと、あなたたちが必要でないことを話したり、ビジネス会話の進展を加速させたりするのを防ぐことができます。

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＜p＞＜strong＞4、他の人に電話をかけないようにする＜strong＞＜p＞

＜p＞自分が出た電話はできるだけ自分で処理し、やむをえない状況で他の人に転送することができます。

その時は、相手に原因を説明し、許してもらうべきです。

例えば、ブラウンさんはこの件を処理しますので、彼と電話してもらえますか？

例えば、「この件については、すぐに人を派遣して連絡させます。」

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＜p＞＜strong＞5、電話の停止時間が長すぎないように＜strong＞＜p＞

＜p＞電話に出る時に電話を中止して資料を調べなければならないなら、動作は迅速であるべきです。

もう少し待ってくださいますか？それとも後で電話しますか？

＜p＞相手を待たせた時、待機ボタンを押してもいいです。

あなたの電話に待機ボタンがないなら、受話器をそっとテーブルの上に置いてください。

資料を見る時間があなたの予想した時間を超えたら、電話を取って相手にあなたの進捗を説明してもいいです。

ジョンさん、もう探し終わったので、もう少し待ってください。

調べ終わったら、もう一度電話を取ったら、「すみません、お待たせしました」と言って、相手の注意を引きます。

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＜p＞電話に出る人にとっては、資料を調べて、丁寧に少々お待ちください。これは相手を納得させるものです。

あなたが通話中に電話を入れる人がいれば、適当な言葉を選んで電話をかけてくれる人を待ってください。

もう一つの電話を取って、「少々お待ちくださいませんか？電話に出ています。」

電話をかけてきた人がちょっとしたことがあれば、すぐに断って、すぐに最初の電話に移ることができます。この人もあなたが忙しくて、あなたたちの議論を加速させることを意識します。

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