行政機関の公文書

行政機関の公文書は、行政機関が行政管理の過程で形成した法定様式と規範式を備えた文書であり、法により行政と公文活動を行う重要なツールである。

行政機関の公文書は主に手紙、命令、決定、公告、通達、通報、議案、報告、指示、回答、意見、会議紀要などの形式があります。それ以外にも、機関は多くの常用の事務文書及び常用文体を必要としています。例えば、要約、状況報告、計画、状況反映、調査報告、研究報告などの文体があります。

一、手紙の概念

手紙は、所属機関との間で仕事の打ち合わせをしない、問題の問い合わせと回答、承認と回答を求めるなどの事項に適しています。

手紙は広義的には手紙であり、情報を伝達し交流するための一般的な書面形式である。

しかし公文書の中の手紙は普通の手紙の範疇を超えて、用途はもっと広くて、しかも法律の効力を持ちます。

手紙は公文書の中の唯一の平行文種で、行文の方向は平行な機関で文章を書くだけではなくて、しかも従属しない機関の間で文を書くことができて、その中は上級機関と

二、手紙の特徴、役割、分類

手紙の特徴：手紙はコミュニケーション性、柔軟性、単一性などの特徴があります。

手紙の役割：手紙はお互いに相談して、問題を問い合わせて答えて、関係主管部門に承認を求めます。

手紙の分類：性質によって分ける。

三、手紙の構造、内容、書き方

一般的なフォーマットは主にヘッダ、本文、落款と時間を含みます。

ヘッダは、タイトルと主送り機関の2つの部分を含む。

タイトル、手紙のタイトルは全要素のタイトルで、書き方は普通2種類あります。文を出す機関の名称、事由及び文の種類から構成されてもいいし、直接に事由と文種から構成されてもいいです。

主に機関を送ります。つまり、文を受け取って手紙を出す事項を取り扱う機関です。最初に正式名称または規範化略称を書いて、その後はコロンを使います。

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本文：手紙の本文は文書の主要な部分です。

事実に即して論ずることを強調し，その事をまっすぐに述べるべきである。

第一部は叙述事項、第二部分は希望と要求を説明する。

手紙の本文はまず打ち合わせ、要求、問い合わせまたは告知の事項を書いて、希望や要求を提出します。

最後に「以上のご意見がよろしいかどうか、ご返事をお願いします」「ご返事をお願いします」「特にここでお知らせします」などと明確に述べました。

「事項」の部分は基本的に叙述と説明の書き方です。

「要求」の部分は多くてもいいです。用件が簡単で、同僚の項目についてあまり要求していません。もし事項が複雑であれば、多くのものを一列に書いてもいいです。さらに箇条書きにしてもいいです。手紙は誰に書くにしても、要求の口ぶりは謙虚でなければなりません。

返信本文の一般的な構成は、まず手紙を引用し、来書のファイル名、文字番号、主要な内容を引用することができます。

「お宅の○字*号のご承知」というようなフォーマットでも、直接に「電信」「手紙承知」を書いて、回答の主な事項を書いてください。回答の内容は手紙をめぐって、本機関の意見を正確に表現し、態度は鮮明にしてください。

返信の終わりには、「ここで返事します」「ここで返事します」などと書くのが一般的です。

返信の中では、投書で提出された問題に対して答えます。同意するかどうか、同意するかどうか、どうすればいいですか？

文章の中の用語は簡潔で包括的であるべきである。

落款と日付：手紙の本文を書き終わったら、最後に署名と日付があります。そして公印を捺印します。

四、手紙を書く過程で注意すべき問題

手紙の書き方は文章を簡潔にし、用語の節度を把握します。

返信は効果的でタイムリーです。

注意すべき問題は以下の点です。

厳格に従う

手紙の内容は特に集中しています。一番いいのは手紙のことです。

手紙の書き方の陳述が主で、内容の書き方は真実で、正確でなければなりません。

手紙の言葉は質素で、語気は誠実で、態度は謙虚でなければなりません。