電話応対のルール

1、電話のベルが二つ鳴ったら、必ず受けなければなりません。

3回以上のベルが鳴ったら、電話に出ます。「すみません、お待たせしました。」

2、電話に出るときは、まず「こんにちは」と言うべきです。

こんにちは

3、電話を受ける時は、十分な忍耐力と情熱を持たなければならない。

口調、語形、早口、口調をコントロールし、言葉が親切で簡潔で、礼儀正しく、和やかであることに注意する。

自分が会社を代表するという強い意識を持つべきです。

4、相手の話をよく聞いて、相手の話が終わらないうちに相手をさえぎるのはやめましょう。

何かを中断する必要がありますか？

5、相手の声がはっきりしない時は、「声がよく分かりませんので、大きな声でお願いします。いいですか？」

6、電話がかかってきたら、相手が探している同僚がいません。礼儀正しいやり方は相手に状況を説明してから、相手の名前を聞いて、どう処理するかを考えます。もし相手に電話を切らないように要求したら、必ず絶えずに相手に挨拶します。この電話をまだ配慮しているということです。同僚が帰ったら、すぐに伝えて返事を促します。

交換手は詳しい電話記録を作成します。

7、電話を取り次ぎます。まず同僚が事務室にいることを確認して、「少々お待ちください。

8、電話を取り次ぐ時は、ボタンを押してください。長すぎる時間を押しないで（普通は一秒を超えないです。）、内線番号を押した後、そっと電話をかけてください。

9、話が終わったら、感謝の意を表し、電話を切るようにします。

忘れずにさようなら。

10、話の内容が複雑であれば、肝心な部分を繰り返し、正確で間違いないように努めるべきです。